Mit der Einführung der BAföG-eAkte im Studierendenwerk Gießen erreicht die Digitalisierung der Studienfinanzierung in Hessen eine neue Stufe. Nach Darmstadt und Kassel ist Gießen der dritte Standort, an dem der ehemals papierbasierte Prozess durch ein digitales System ersetzt wird. Umgesetzt wurde das Projekt durch den erfahrenen IT-Dienstleister DATAGROUP, der bundesweit als Vorreiter in der Digitalisierung öffentlicher Verwaltungsprozesse gilt.
Schluss mit Papierbergen: Digitale Akten für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit
Die eAkte bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
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Papieraufwand entfällt, da alle Dokumente digital erfasst, verwaltet und archiviert werden
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Bearbeitungszeiten verkürzen sich deutlich
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Mobiles Arbeiten wird ermöglicht – unabhängig vom Schreibtisch im Amt
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Rechtssichere Digitalisierung eingehender Papierunterlagen
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Studierende profitieren von schnellerem Service und besserer Kommunikation
Dominik Kaiser, Leiter des Amts für Ausbildungsförderung in Gießen, zeigt sich überzeugt:
„Trotz der Herausforderungen einer umfassenden Umstellung zeigt sich, dass die Digitalisierung der Aktenführung klare Vorteile bringt. […] Wir haben den Grundstein für eine zukunftsfähige Verwaltung gelegt – Win-Win für Studierende und Beschäftigte gleichermaßen.“
Technologie trifft Struktur: DATAGROUP übernimmt ganzheitliche Umsetzung
Für das Projekt in Gießen wurde eine interdisziplinäre Projektgruppe gebildet, die unter technischer Leitung von DATAGROUP bestehende Prozesse analysierte und in digitale Workflows überführte. Die Einführung erfolgte schrittweise über Pilotgruppen – ein Ansatz, der sich bereits in Darmstadt bewährt hatte und die Grundlage für den flächendeckenden Rollout bildet.
BAFSYS als Rückgrat der digitalen BAföG-Verwaltung
Kernstück der Digitalisierung ist die Software BAFSYS, die von DATAGROUP entwickelt und betreut wird. Sie ist bereits in elf Bundesländern im Einsatz und ermöglicht die effiziente Bearbeitung von BAföG- und AFBG-Anträgen.
DATAGROUP begleitet öffentliche Einrichtungen nicht nur technisch, sondern auch konzeptionell – von der Prozessanalyse über die Workflow-Gestaltung bis hin zu Schulungen der Mitarbeitenden.
Ausblick: Rollout der BAföG-eAkte in weiteren Bundesländern geplant
Mit dem erfolgreichen Go-live in Gießen ist ein weiterer Meilenstein erreicht – doch DATAGROUP denkt weiter. Weitere Bundesländer befinden sich bereits in der Umsetzung oder Planung. Das Ziel: eine durchgängig digitale, moderne und bürgernahe Studienfinanzierung in ganz Deutschland.
Fazit: DATAGROUP treibt die Verwaltungsdigitalisierung voran – schneller, smarter, papierlos
Die Einführung der BAföG-eAkte in Gießen zeigt, wie Digitalisierung konkret funktioniert, wenn Technologie, Prozessverständnis und partnerschaftliche Umsetzung aufeinandertreffen. Studierende, Verwaltung und letztlich die gesamte Bildungsinfrastruktur profitieren – ein echter Fortschritt im Sinne einer modernen, effizienten und zukunftsgerichteten Verwaltung.
